管理組合理事長の悩みどころ

多くのマンションで４月～５月に定期総会を予定していることが多いのですが、その通常総会の開催を巡って理事会が迷っておられます。
管理規約には、「理事長は通常総会を、毎年１回新会計年度開始以後２ヶ月以内に招集しなければならない。」又は、同様な主旨の規定を置いていることから、理事長の規約違反にあたらないか、併せて区分所有法の違反にならないかを心配されています。
このお悩みに対して根拠をもった説明が求められています。

法務省は管理組合等における集会の開催について見解を示しました。

新型コロナウイルス感染症に関連して，マンションの管理組合等における集会を開催することができない場合、

「区分所有法においては，管理者又は理事が，少なくとも毎年１回集会を招集しなければならないとされ，集会において毎年１回一定の時期にその事務に関する報告をしなければならないとされていますが（区分所有法第３４条第２項，第４３条，第４７条第１２項，第６６条），前年の開催から１年以内に必ず集会の招集をし，集会においてその事務に関する報告をすることが求められているわけではありません。

したがって，今般の新型コロナウイルス感染症に関連し，前年の集会の開催から１年以内に区分所有法上の集会の開催をすることができない状況が生じた場合には，その状況が解消された後，本年中に集会を招集し，集会において必要な報告をすれば足りるものと考えられます。」

以上のとおり、ひとつの指標として法務省の見解に基づいて通常総会の延伸をする事は合理的な事由として使えるものと思います。

マンション管理士からのひとこと

法務省の見解で通常総会の延伸ができるとしても、付随する問題が全てクリア出来る訳ではありません。区分所有法では・・

建物の区分所有等に関する法律
　（集会の招集）
第３４条　【略】
２　管理者は、少なくとも毎年一回集会を招集しなければならない
３～５　【略】

集会の中身までは明確にしていません。

集会(総会)では、一般的に前会計年度の報告と新会計年度の予算や事業計画、役員人事等を決めていますから
総会を延伸した場合は、後日の総会開催までは基本的にあらたな予算執行や人事、委託契約締結などは承認を得られないこととなります。

したがって、経常的な支出や緊急的なもの以外の総会承認が必要な支出、役員の交代などは出来ないと考えた方がよろしいでしょう。
予定していた大規模修繕工事の実施などは延伸した場合の影響も大きいので工事施工内定業者等との事前調整が必要ですし、マンション管理会社では法律により契約更新時の説明会開催の義務がありますので、総会延伸を決定する前に暫定委託契約等について調整しておくことが必要です。